5 vuist regels voor snelle communicatie

Crisismanagement is een essentiële gegeven in omdat de meeste bedrijven ooit wel eentje zullen kennen. In zulke gevallen, is het noodzakelijk dat dat je snel en uniform reageert. ‘Geen commentaar’ is het slechts denkbare scenario. Gebruik daarom deze handige tips om klaar te zijn wanneer een crisis zich aandient. Een goede voorbereiding is namelijk het halve werk.

1. Wees voorbereid
   Om te voorkomen dat men als kip zonder kop te werk gaat wanneer een crisissituatie zich aandient, is het noodzakelijk om een duidelijke crisisplan te hebben. Hoe communiceer ik? Wie moet wat weten? Welke ‘tone of voice’? Dit staat allemaal in je plan. Zorg dat je tijdens een crisis altijd kunt teruggrijpen naar een plan. Want als je niet juist communiceert, loop je het risico om meer imagoschade te berokkenen.
    
2. Voorzie template berichten
   In de meeste gevallen is het handig om ‘template’ berichten te voorzien zodat je snel kan handelen. Wanneer je mogelijke berichten of antwoorden al voorbereid, bespaar je tijd voor echt noodzakelijke dingen tijdens een crisissituatie.
    
3. Begrijp de situatie
   Probeer ten alle tijden juiste informatie te communiceren. Eén vereiste hiervoor is dat je de situatie goed begrijpt. Is dit nog niet zo? Wees dan eerlijk en zeg dat we de situatie analyseren en monitoren en dat het statement later volgt. Beter uitstel dan onjuiste informatie communiceren. Wanneer je wel volledig op de hoogte bent over de crisissituatie, is het van groot belang dat je je stakeholders voorziet van correcte informatie.
    
4. Blijf menselijk
   Wees er je steeds van bewust dat iedere persoon anders reageert. Het is van groot belang om eerst te luisteren en dan een onderbouwd en juist antwoord te formuleren. Zeg dat je ook bezorgd en verontrust bent over de situatie en dat je eraan werkt om de situatie onder controle te krijgen.
    
5. Het juiste kanaal
   Er zijn vele verschillende communicatiekanalen met elk z’n specifieke sterktes. De meest succesvolle in tijden van crisis blijven echter de massacommunicatiekanalen zoals een sms en e-mail. Sms blijft het populairst in crisistijden. Waarschijnlijk door de enorme openratio’s (99%), snelheid en betrouwbaarheid. Daarom blijft sms nog steeds het efficiënte om snel op grote schaal mensen te bereiken.Daarom is het van groot belang dat je een ‘sms softwareplatform’ in de kast hebt liggen voor wanneer het echt nodig is. Anders loop je het risico dat je vanaf het begin achter de feiten aanloopt.

TIP: Bij Smstools betaal je enkel je verbruik en zijn er geen licentiekosten. Het is dus een aanrader om in rustigere dagen het platform al onder de knie te krijgen en ‘template’ berichten klaar te zetten. Zo kan er in crisistijden kort op de bal gespeeld kan worden. Het kost je niks om deze achter de hand te hebben, maar kan je enorm veel tijd, moeite en grijze haren besparen wanneer een crisissituatie zich voordoet.