Zo gebruik je marketing automation om no-shows te verlagen bij reservaties.

Wat zijn no-shows en waarom zijn ze een probleem?

No-shows, oftewel niet-verschijners bij reserveringen, vormen een groeiend probleem voor veel horeca, wellness, kappers en andere dienstverlenende bedrijven. Een no-show betekent dat een klant een afspraak maakt, maar vervolgens zonder bericht of annulering wegblijft. Dit kost omzet, zorgt voor inefficiëntie en resulteert in gemiste kansen om andere klanten te helpen. Gelukkig biedt marketing automation een slimme oplossing om het aantal no-shows sterk te verminderen.

De kracht van marketing automation voor reservaties

Marketing automation verwijst naar het inzetten van software en digitale tools die automatisch gepersonaliseerde communicatie versturen. Denk aan herinneringsberichten, bevestigingen, last-minute aanbiedingen, of zelfs het opvolgen van feedback. Door geautomatiseerde workflows in te stellen, kun je klanten exact op het juiste moment bereiken met relevante informatie. Dit verhoogt de kans dat klanten hun afspraak nakomen en maakt het werk van jouw team veel efficiënter.

Waarom kiezen voor automation bij reservaties?

• Verhoogde klantbetrokkenheid en vertrouwen
• Minder gemiste afspraken, meer omzet
• Lagere werkdruk op personeel dankzij automatische communicatie
• Mogelijkheid tot gerichte opvolging en loyaliteitsopbouw

Stap-voor-stap: Zo verlaag je no-shows met marketing automation

1. Zet automatische bevestigingsmails en -sms’jes in

Zodra een klant een reservatie maakt, kan het systeem automatisch een bevestigingsbericht sturen. Deze directe opvolging voorkomt twijfel bij de klant en vermindert het risico op dubbele boekingen. Combineer e-mail met sms voor maximale attentiewaarde. Met de marketing communicatie oplossingen van XIS kan dit volledig geautomatiseerd en gepersonaliseerd.

2. Herinner klanten 24 tot 48 uur vooraf aan hun afspraak

Stuur op een slim moment (bv. 24 of 48 uur voor de afspraak) een herinnering via e-mail, sms of WhatsApp nieuwsbrief. In de herinnering kunnen klanten eenvoudig hun afspraak bevestigen, wijzigen of annuleren. Zo geef je de klant een uitweg als er toch iets tussenkomt en kun je de vrijgekomen tijd opnieuw invullen.

3. Stuur last-minute aanbiedingen bij uitval

Valt er toch nog een afspraak weg? Met automatisering kun je direct een voorstel tot last-minute korting sturen naar jouw klantenbestand. Zo behoud je omzet door lege plekken snel te vullen.

4. Vraag om feedback na de afspraak

Stuur automatisch een kort feedbackverzoek na de afspraak. Enerzijds toont dit klantgerichtheid, anderzijds kun je achterhalen waarom eventuele no-shows zich voordoen en hier je processen verder op aanpassen. Dit helpt duurzaamheid en klantloyaliteit te vergroten. Lees ook onze succesverhalen om te leren van andere ondernemers!

Welke kanalen zijn het meest effectief?

• SMS-marketing: Extreem hoge openingsgraad (tot 98%).
• WhatsApp: Directe communicatie, gemakkelijk interactief (bevestigen/annuleren met één klik).
• E-mail: Geschikt voor meer uitgebreide informatie, speciale acties of nieuwsbrieven.

XIS.be heeft kant-en-klare integraties voor sms, WhatsApp en e-mail automation. Ontdek meer op onze pagina over marketing communicatie.

Best practices voor minder no-shows via automation

• Zorg voor een duidelijke call-to-action (bv. knop om te annuleren/wijzigen)
• Geef meerdere herinneringen: bij reservering, 24 uur en 1 uur vooraf
• Personaliseer: spreek de klant met naam en bevestig de details
• Stel limieten in voor herhaaldelijke no-shows (bv. geen online boekingen na meerdere afzeggingen)
• Link een digitaal loyaliteitsprogramma aan reservaties om gewenste klantgedrag te stimuleren

Voorbeeld: Zo werkt automatisering in de praktijk

Stel: je runt een lunchzaak in Dilsen-Stokkem. Iemand reserveert donderdag een tafel via jouw website. Vlak na de boeking ontvangt de klant een bevestigings-sms en een e-mail. Een dag op voorhand krijgt de klant een WhatsApp-bericht met de vraag "Kunt u uw komst nog bevestigen?" of een makkelijke knop om af te zeggen. Bij een afmelding komt er direct een promotionele sms naar alle ingeschreven vaste klanten: "Plek vrijgekomen voor donderdag 12u30, reserveer nu met 10% korting!" Zo beperk jij lege tafels tot het minimum.

Automatisering koppelen aan loyaliteit

Gebruik het momentum van reserveringen om klantloyaliteit te versterken. Met tools zoals digitale stempelkaarten of coupons kunnen trouwe bezoekers extra gestimuleerd worden om op tijd te komen en vaker terug te keren. Klanten die herhaaldelijk op tijd verschijnen beloon je automatisch, bijvoorbeeld met een gratis consumptie of korting. Ontdek meer over klantenloyaliteit op onze site.

Integratie van automation tools met jouw bestaande systemen

Of je nu werkt met een boekingsapp, een eigen website of een kassasysteem – de tools van XIS zijn flexibel te koppelen via API’s of bestaande plugins. Zo profiteer je snel van alle voordelen, zonder complexe IT processen. Bekijk onze aanpak en ontdek hoe wij jouw digitalisering eenvoudig maken!

Veelgestelde vragen over marketing automation bij reservaties

• 1. Is marketing automation duur?
  Nee. Dankzij geautomatiseerde processen bespaar je op personeelsuren én misgelopen omzet.
• 2. Kan ik berichten per kanaal instellen?
  Ja. Je kan werken met mail, sms, WhatsApp of een combinatie daarvan.
• 3. Wat als een klant niet reageert?
  Je kunt extra reminders sturen of automatische policies instellen, bijvoorbeeld beperking op toekomstige boekingen.
• 4. Is het geschikt voor kleine ondernemingen?
  Absoluut. Juist lokale ondernemers halen hier snel voordeel uit.
• 5. Kan ik ook coupons of loyalty koppelen?
  Ja. Met digitale stempelkaarten en coupons stimuleer je gewenst gedrag.

Wil jij no-shows tot het minimum beperken en tegelijk klantloyaliteit opbouwen? Ontdek hoe onze oplossingen jouw reservatieproces moeiteloos automatiseren – van sms tot WhatsApp-marketing en digitale loyalty. Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek!